GaVI: Lizenzmanagement, Compliance und Kosteneinsparungen

Hintergrund

Schon seit den 90er Jahren setzen die drei Gründungshäuser der GaVI mbH auf unterschiedliche IBM Software, z.B. für E-Mail-Kommunikation, Backup, Archivierung, Datenbanken, den Betrieb von Java-Applikationen und vieles mehr. Entsprechend umfangreich und komplex gestaltete sich die IT-Infrastruktur nach dem Zusammenschluss zur GaVI mbH. Ca. 15.000 IBM Softwareinstallationen auf rund 4.000 Serversystemen mit einer Vielzahl an unterschiedlichen Plattformen und Betriebssystemen wie AIX, Windows, zLinux, x86-Linux und viele mehr sind mittlerweile Bestandteil der IT-Infrastruktur der GaVI mbH.

Sicherstellung von Compliance und Reduzierung der Lizenzkosten als Antrieb

Für das Lizenzmanagement-Projekt mit ARS gab es zwei maßgebliche Treiber für die GaVI mbH: 

• Die Verantwortung der GaVI mbH, Compliance für die Software sicherzustellen, die sie für ihre Eigentümer und für sich selbst betreibt
• Die Lizenzkosten für IBM Software durch effizientes Lizenzmanagement zu reduzieren

Eine Vielzahl der Softwareprodukte von IBM, welche die GaVI mbH einsetzt, werden prozessorbasiert lizenziert, d.h. abhängig vom Prozessortyp und der Anzahl der Prozessorkerne. Mit der SubCapacity-Lizenzierung bietet IBM die Möglichkeit, Software für die Nutzung auf einer kleineren als der maximalen Prozessorkapazität einer Maschine zu lizenzieren, wenn diese Software innerhalb einer oder mehrerer partitionierter oder virtualisierter Umgebung genutzt wird. Diese Kostenvorteile sind allerdings an Voraussetzungen gebunden: So ist die GaVI mbH wie praktisch alle größeren Kunden dazu verpflichtet, die Nutzung der Softwarelizenzen mittels des kostenfreien Produktes IBM License Metric Tool (ILMT) nachzuweisen. Dafür muss auf allen Servern, auf denen IBM Software installiert ist und die SubCapacity-Regelung in An-spruch genommen werden soll, ein ILMT-Agent ausgerollt werden. Ein ILMT-Server wertet die Informationen der Agenten aus und erstellt einen quartalsweisen Nutzungsbericht. Mit der DSV Servicevereinbarung gibt der Deutsche Sparkassenverlag (DSV) als Lizenzgeber der Sparkassenfinanzgruppe und somit auch der GaVI mbH die Regelungen aus dem IBM Passport Advantage Lizenzvertrag weiter. Die Servicevereinbarung verpflichtet die GaVI mbH, die Nutzungsberichte zum Zeitpunkt eines Lizenzaudits für zwei Jahre rückblickend zur Prüfung vorzuhalten.

Aufbau und Betrieb des ILMT 

Die Installation, Konfiguration und  Administration des IBM License Metric Tools war nicht trivial. Ein erster Proof of Concept im Jahr 2009 zeigte, dass die damalige Version des ILMT aus verschiedenen Gründen im Umfeld der GaVI mbH nicht einsetzbar war. Zwei Jahre später war das Tool gereift. In Zusammenarbeit mit ARS entstand ein neuer Proof of Concept. Dabei wurden Verfahren für einen flächendeckenden Rollout entwickelt und die Einführung in einer repräsentativen Umgebung getestet. 2012 erfolgte dann der finale Rollout und der Aufbau je eines ILMT-Servers für die drei Eigentümer der GaVI mbH. Um eine vollständige Abdeckung aller Server mit ILMT-Agenten zu erreichen, waren einige Wochen notwendig, da die ILMT-Agenten in die produktiven Umgebungen nur zu bestimmten Wartungsfenstern eingespielt werden konnten.

Prüfung und Bearbeitung der gefundenen Softwarekomponenten als Herausforderung

Im Zuge des Rollouts strömten immer mehr Informationen von den Agenten zum ILMT-Server. Dort waren alle IBM Software-Funde jeweils einzeln zu  betrachten und zu bewerten. Für jeden Fund wurde die Entscheidung getroffen, ob die identifizierte IBM Softwarekomponente eine eigene Lizenz benötigt oder ob sie Teil eines anderen Lizenzproduktes ist. Es wurde entschieden, ob dem Fund die korrekte Lizenzierungsform zugeordnet wurde und ob der Fund in die Lizenzzählung aufzunehmen oder davon auszuschließen ist.

Erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen GaVI mbH und ARS

Nachdem die GaVI mbH seit ihrer Gründung auf die Lizenzmanagementdienstleistung von ARS vertraut, waren bereits Prozesse etabliert, wie und wann die Mitarbeiter der GaVI die Daten über Installationen von IBM Software zum Abgleich mit den Funden des ILMT an ARS überliefern.Die Erstellung des ersten Quartalsberichts erforderte den größten Aufwand, da sämtliche Funde des ILMT initial abgeglichen werden mussten. Der Aufwand für die Folgequartale war deutlich geringer, da nur die Änderungen im Bestand zu bearbeiten waren. Die für ein Audit notwendigen Reports über die vergangenen acht Quartale stehen nun bereit; die Compliance nach den SubCapacity-Regeln ist damit für die GaVI mbH gesichert. Im Rahmen der engen Zusammenarbeit gab ARS ihr Know-how zum IBM Software-Lizenzmanagement an die Mitarbeiter der GaVI mbH weiter. ARS entwickelte vielfältige Werkzeuge, die den manuellen Aufwand für die Prüfung und Bearbeitung der vom ILMT gefundenen Softwarekomponenten stark reduzieren. Durch die Unterstützung von ARS über den gesamten Prozess des Lizenzmanagements sind die Abstimmungs- und Klärungsprozesse bei der GaVI mbH deutlich schneller geworden.

Einsparungen im zweistelligen Millionen-Bereich

Im Rahmen der Vorbereitung eines neuen Dreijahresvertrages mit IBM konnte ARS die notwendige Datenbasis für anstehende Entscheidungen liefern, z.B. “wie viele Lizenzen werden tatsächlich genutzt” und “wie entwickelt sich der Verbrauch”. Durch die Umstellung auf die  Sub-Capacity-Lizenzierung konnten Einsparungen im zweistelligen Millionen-Bereich realisiert werden. Schlüssel zum Erfolg waren hierfür die enge Zusammenarbeit zwischen ARS und GaVI Lizenzmanagement sowie die hohe Kompetenz aller Beteiligten.

ARS als Lizenzmanagement-Experte

Als IBM Premier Partner seit 1995 be-sitzen wir Erfahrung mit einer Fülle komplexer Projekte bei großen Kunden und kennen so das umfangreiche Portfolio an IBM Software aus techni-scher und lizenzseitiger Sicht. Wir kennen ILMT und verwandte Produkte wie Endpoint Manager und TAD4D aus der täglichen Praxis. Wir besitzen Einblick in die Abläufe von Audits und kennen die Vorgehensweise der Auditoren. Wir beraten unsere Kunden hinsichtlich korrekter Lizenzierung, Sicherung von Compliance, Einführung und Einsatz von ILMT und begleiten die Kunden durch anstehende Audits.

Über die GaVI mbH

Die GaVI Gesellschaft für angewandte Versicherungs-Informatik mbH wurde 2002 als Gemeinschaftsunternehmen öffentlicher Versicherer gegründet. Um ihre IT- und TK-Infrastruktur wirtschaftlicher und wettbewerbsfähiger betreiben zu können, lagerten die Versicherungskammer Bayern, die SV SparkassenVersicherung und seit 2007 auch die Provinzial NordWest diese Funktion in die GaVI aus. Dieser Zusammenschluss der IT-Betriebe bedeutete für mittlerweile mehr als 30 Versicherungsunternehmen deutliche wirtschaftliche und qualitative Vorteile.